انبارگردانی

یکی از دقیق ترین و درضمن رایج ترین روش کنترل موجودی ها درانبار می باشد که عبارت است ازشمارش کالاها و اجناس موجود در انبار و کنترل و تطبیق آن با کارتها و دفاتر انبار و حسابداری (تدارکات) و رفع هرگونه مغایرت با مستندات وشناسائی اجناس یا کالاهای درمرزخطر فاسد شدن و چاره اندیشی و پیشگیری از ورود ضرر و زیان احتمالی بعبارت دیگر کنترل کمیت برای حصول اطمینان از گردش عملیات و موجودی کالاهای انبار از نظر مقدار واردات، صادرات و موجودی انبار صورت می گیرد.

) مرحله قبل از شروع شمارش:

۱-۱-
در این مرحله انبارداران می بایست کالاهای موجود را به ترتیبی مرتب نمایند
که از پراکندگی موجودیها و احیانا شمارش تکراری و یا از قلم افتادن آنها
جلوگیری

شود و تیمهای شمارنده بتوانند در کمترین وقت و با بیشترین دقت ممکن موجودیها را شمارش کنند.

– برای کلیه اقلام وارده و یا صادره از انبار فرمهای رسیده(رسید انبار) یا خروجی صادره(حواله انبار) و شماره آخرین فرمهای استفاده شده در زمان شروع انبار

گردانی به مسئول هماهنگ کننده کتبا اعلام شود.

۳-۱- تمامی رسید، خروجی و برگشتیها به انبار که تا تاریخ شروع انبار گردانی صادر شده اند می بایست در سیستم کاردکس کامپیوتری انبار ثبت شده و به روز

باشند.

۴-۱- لیست شمارش موجودیها در دو نسخه قبل از شروع عملیات تهیه و توسط مسئول هماهنگی در اختیار گروههای شمارش قرار خواهد گرفت. هماهنگ کننده

مسئول کنترل و پیگیری برگشت لیستهای شمارش می باشد.

۵-۱- تاریخ شروع انبار گردانی باید به کلیه واحدها کتبا اعلام شود تا واحدهای مربوطه احتیاجات خود را برای مدت زمان انبار گردانی قبلا پیش بینی و از انبار خارج

نمایند.

۶-۱- کلیه اقلامی که جزء گروههای مشروح ذیل می باشند باید با الصاق بر چسب به کارت مشخصات موجودی مشخص شوند. اقلام ذیل می بایستی در برگهای

شمارش دقیقا مشخص شوند:

الف) کالای امانی دیگران نزد شرکت

ب) اثاثیه و اموالی که جزء دارائیهای ثابت شرکت می باشند ولی در انبار نگهداری می شوند

ج) اقلام ناباب

د) اقلام کم مصرف یا کم گردش، بدون مصرف یا بدون گردش

ه) اقلام صدمه دیده

 ۲) مرحله شمارش :

در تاریخ ……. تیمهای شمارش با مراجعه به محلهایی که از قبل تعیین گردیده اند کار را شروع و برگه های شمارش را تکمیل می کنند.

۱-۲- در ساعت شروع شمارش تیمهای شمارش بایستی با مراجعه به محلهایی که از قبل تعیین گردیده است شروع به شمارش نموده و برگهای شمارش را تکمیل

و امضاء نمایند.

شمارش به صورت پیوسته از قفسه اول شروع و به ترتیب قفسه های بعدی را در بر می گیرد مگر در مواقعی که روی کارت مشخصات کالا آدرس موجودی مشابه که

دارای یک کد و مشخصات می باشند ذکر شده باشد که در این صورت این اقلام به صورت همزمان شمارش شده و در لیست شمارش آدرس تمامی موارد مشابه

شمارش شده با ذکر مقدار موجود در هر آدرس به تفکیک نوشته شود. ضمنا علامت گذاری تمامی کارتهای مشخصات که در نقاط مختلف دارای یک کد می باشند

پس از شمارش الزامی می باشد.

۲-۲- سرپرستان شمارش مسئول نظارت بر دقت عمل و رعایت دستورالعمل شمارش توسط شمارش گران می باشند. همچنین ناظرین مسئول کنترل کلیه مراحل

شمارش می باشند.

۳-۲- تیمهای کنترل با مراجعه به قسمتهای شمارش شده، شمارش مجدد نموده و در صورت مشاهده اختلاف به اطلاع سرپرستان تیمهای شمارش و ناظرین

رسانده و سپس درخواست تجدید شمارش اقلام را می نمایند.

۴-۲-  نظارت بر عدم شمارش تکراری اقلام، از قلم افتادن بعضی اقلام، عدم انتقال کالا در حین شمارش بعهده سرپرستان تیمهای شمارش، ناظرین و تیمهای کنترل

می باشد.

۵-۲- پس از انجام مراحل اول و دوم شمارش، لیست اقلام شمارش شده اول و دوم در صورت عدم مغایرت بین دو شمارش پس از کنترل و تائید مسئول هماهنگی

جهت ثبت و مطابقت موجودی شمارش با مانده کارت انبار و استخراج مغایرت احتمالی در اختیار مسئولین ثبت کامپیوتری قرار داده می شود.

۶-۲- شمارش سوم فقط برای اقلام مغایرت شمارش اول و دوم می باشد و نهایتا اقلامی که با موجودی کاردکس مغایرت دارند توسط گروههای کنترل کننده انجام

می شود.

 ۳) مرحله بعد از پایان شمارش:

۱-۳- کنترل برگشت برگهای شمارش و اطمینان از اینکه کلیه برگهای شمارش در اختیار سرپرستان قرارداده شده، همچنین امضاء کلیه اوراق شمارش توسط ایشان

بعهده مسئول هماهنگی می باشد.

۲-۳- تنظیم و تسلیم لیست شمارش و لیست کسری و اضافات انبار گردانی تائید شده به امور مالی و امضاء و مطابقت آنها با دفتر راهنمای برگهای شمارش به

منظور اطمینان از برگشت کلیه اوراق شمارش.

۳-۳- تنظیم صورتجلسه پایان انبار گردانی با ذکر کلیه موارد شامل تاریخ و ساعت شروع و همچنین خاتمه انبار گردانی، نام تمامی تیمهای شمارش مربوطه، انبار

گردان و تائید لیستهای شمارش توسط مسئولین انجام خواهد شد.

جدول شماره ۱

برنامه تخصیصی زمانبندی انبار گردانی سال ……..

نام انبار

شنبه

یک شنبه

دو شنبه

مورخ …………

مورخ …………

مورخ …………

انبار مرکزی

گروههای شمارش گر به موازات هم و به تفکیک و ترتیب شمارش اول و سپس دوم را انجام می دهند.

شمارش سوم فقط شامل اقلام مغایرت شمارش اول و دوم می باشد. مغایرت گیری و ثبت اطلاعات و تهیه گزارش کسر و اضافات

محوطه

توزین اقلام توسط دو گروه انجام می شود.

جدول شماره ۲

۱-    انبار شرکت عبارتست از : انبار مرکزی واقع در………

۲-    افراد به شرح ذیل جهت تیمهای شمارش و انجام مراحل انبار گردانی تعیین می گردد:

الف) آقای ……. به عنوان هماهنگ کننده و مسئول انبار گردانی.

ب) دو تیم شمارش ۳ نفره متشکل ار یک سر گروه و دو نفر شمارش گر.

افراد شمارش گر شامل آقایان : …………………………………………………….

ج) آقای ……… جهت ورود و ثبت اطلاعات شمارش تگهای انبار گردانی تعیین می گردند.

د) آقای ……… بعنوان تدارکات.

یک سیستم انبار گردانی میبایست به چه صورتی باشد.

– و به چه صورت انجام میشود در عمل چه نمونه فرمهای برای انبار گردانی استفاده میشود موضوعاتی که در آن لیست میشود را میتوانید لیست کنید.

– لطفا بفرمائید که کسی که به عنواه مسئول انبارگردانی انتخاب میشود چه وظایقی دارد و مراحل انبارگردانی چیست؟

اما در کل خالص اضافات و کسری ها به بهای تمام شده بسته میشود.

یک سری فرم مورد نیاز مثل تگ شمارش – جدول موجودیهاو درج شمارش را تهیه کن.

تقویم انبارگردانی را تنظیم کن.

فکر میکنم برای شروع بهتره با تگ شمارش و جدول موجودی هاو درج شمارش بیشتر آشنا بشیم و نحوه بکارگیری این فرمها رو توضیح بفرمایید

تا جایی که بنده یادمه در کلاسهای حسابداری در مورد این مسائل توضیحی داده نمیشه

تگ که معمولا” توسط نرم افزار انبار منتشر میشود و دستی هم میتوانید چنین برگه ای تهیه نمائید برگه ای در ابعاد ۱۵ سانتی متر طول و ۴ سانتی متر عرض است

و داخل آن این اطلاعات وجود دارد:

کد موجودی

شرح موجودی

کد مکان

شرح مکان

کد انبار

شرح انبار

کدکیفیت

شمارش اول مقدار واحد اندازه گیری

شمارش دوم مقدار واحد اندازه گیری

شمارش سوم مقدار واحد اندازه گیری

امضاء کنترل کیفی

امضاء شمارشگر

امضاء ثبات

البته این موارد باید صحیح توی فرم چیده شود و من فقط زیر هم قید کردم.تگ در ۲ یا ۳ نسخه تهیه میشود.

در مورد لیست موجودیها که این لیست نزد مسئول انبار گردانی است از سیستم انبار گرفته میشود که شبیه مورد ذیل است:

ردیف کد کالا شرح کالا مقدارم واحد اندازه گیری شمارش اول شمارش دوم شمارش سوم مغایرت

واما در خصوص گزارش انبار گردانی شما خلاصه از مشاهداتتون در خصوص انبار ها  و موارد قابل توجهی که با اونها مواجه شدید از جمله وضعیت کالاها از نظر

استقرار درانبار  دارابودن کارت مشخصات تفکیک کالاهای مستعمل ونو نگهداری در فضای مناسب وغیره تهیه وبهمراه شمارش نمونه ای انجام شده توسط خودتون که

با شمارش شرکت مقایسه وتعیین مغایرت شده رو میتونید بعنوان گزارش انبار گردانی ارائه بدید

 – ابتدا با نامه کتبی به حسابرس زمان انبار گردانی(تاریخ و ساعت و تعداد روزها) وافراد شرکت کننده در انبار گردانی (شامل شمارشگر- ثبات و هماهنگ کننده) به

انضمام یک نسخه از صورتجلسه انبار گردانی رو به اطلاع می رسانیم .و آنها هم تایید می کنند یا که تو برنامه کاریشون قرار می دن .

۲ -قبل از شروع انبار گردانی هماهنگ کننده باید از انبار بازدید کنه و وضعیت انبار (تمیزی، مرتب بودن ،داشتن کارت کالا جهت تمامی اقلام و زده شدن تک انبار جهت

انبار گردانی و …. )رو کنترل می کنه .

۳ – در روز انبار گردانی حسابرس ، شمارشگر ها و ثباتها و هماهنگ کننده به شمارش موجودی اقدام  و نسبت به مغایرت گیری با شمارش اول اقدام می کنند و

شمارش دو م و در نهایت سو م و تهیه مغایرت موجودی عینی با موجودی انبار اقدام می کنند .

۴ – یه سری فرم هم که شامل ۱ – تایید موجودی انبار یه انبارها توسط انبار دار ۲ – تایید کالالی امانی ما نزد دیگران یا دیگران نزد ما ۳ – تعداد برگ شمارش و اقلام

موجودیها و شماره آخرین برگ درخواست کاتلا از انبار و آخرین شماره و تاریخ رسید انبار و حواله انبار  و.. هم تو سر برگ شرکت نیز باید تهیه و به امضا برسه

۵ – در نهایت تهیه گزارش انبار گردانی توسط حسابرس جهت اداره خودش و توسط هماهنگ کننده جهت شرکت خودش تهیه و به مدیرعمل مربوطه ارجاع می شه

۶ – مدیر عمل هم نظر می ده…

شما در گزارش خود مینویسد که انبار گردانی از تاریخ شروع و در تاریخ پایان یافت و کلیه موجودیهای شرکت مورد شمارش قرار گرفت و ضمیمه گزارش خود باید

صورتجلسه آغاز انبارگردانی ،صورتجلسه اتمام انبار گردانی ،تاییدیه انباردار ، تاییدیه مدیران را بنمایی.

من خودم سوال کننده بودم و پس گمون کنم که بهتر بتونم بهتون توضیح بدم

من توی این ۳ تا شرکتی که امسال واسه انبارگردانی رفتم گزارششونو اینجوری نوشتم

البته کلیاتشو میگم

۱-تاریخ شروع و پایان انبار گردانی

۲-تعداد تیم های شمارش

۳-تعداد کل کالاهای شمارش شده

۴-نحوه ی همکاری اعضای شرکت در مراحل انبارگردانی

۵-زمان و نحوه ی وارد کردن تگ شمارش شده ها و مغایرت گیری ها

۶-ساعت کار انبارگردانی